ホウレンソウなんて余裕余裕ってバイトで馬鹿にしてる人ほど読んでほしい。報連相の大切さ

アルバイトの報連相なんてたかが知れている

バイトをしたことがある人なら、おそらく一度は聞いたことがあるフレーズ、報連相。
報告・連絡・相談を略した表現ですが、ほうれん草と同じ発音だからかどこか軽く聞こえてしまうんですよね。

それに、バイトの業務でやる範囲だとそこまで報連相の大切さや、それを怠ったことによる大変な局面に遭うことって、あまりないと思います。
シフトの報告であったり、メンバー間で知っておいたほうが良い情報などの連絡、困ったことの相談など。

その中でも実質、大半が上への報告ではないでしょうか。それに、お互いの気心知れたメンバー間での限定的なコミュニティのため、空気を読むじゃないですけれど、多少何か報告をしなかったり共有しなかったりしても、大きなトラブルになることはなく何とかなってしまうことが多いのではと思います。

ですが、社会人として仕事をしていくと、社内間のコミュニティでは完結せず、対顧客、対企業とのいわゆる対外的なやり取りが多かれ少なかれ発生します。
そのような状況で、空気を読むようなやり取りでは信用失墜、命取りに繋がることも起こり得ます。
自分がこう思ってるから相手も分かってくれるだろうとか、こんなこと社内では常識だから別に言わなくても相手も知ってるよね、みたいな。

それではマズいことと、どうすれば良いのか、報連相って結構重要なことについて詳しく書いていこうと思います。

組織として仕事をする以上、報連相は避けられない

どれだけ小規模の組織でも、コミュニケーションって必ず発生します。一人で仕事をするような個人事業主であっても、頻度が少ないとは言え、対お客さんがいる以上は避けられません。
本当に必要のないものって、不特定多数の人に向けて発信するようなyoutubeとかブログとかでしょうか。

そして、組織が大きいほど、また社内では完結しないやり取りになるほど、報連相の重要度とリスクって高まります。
組織は言わばチームで仕事をしていますから、ある情報を知っている人と知らない人がいると、個人のパフォーマンスに差が出て、仕事全体のレスポンスや精度が悪くなります。

例えば、あの案件の回答がまだ来ていないから、この仕事はまだ先に進めないなと。
でも実際にはメールのCCに漏れていて、うまく共有されていなかったとか。
本来なら次のステップに進めていたはずが、そこでタイムロスが生じるわけです。
回答が遅くなることでライバル社に案件を取られたり、交渉が不利になったり。

報連相が受け入れられる環境があってこその話

今回の、豊田自動織機の不正背景は、技術的な問題というより組織的な問題ですよね。
開発期限には間に合わない旨、上には報告されたのに現場で何とかしろなど、まともに取り合おうとしない。
そのような環境では、報連相したところで意味がないどころかむしろ嫌な気持ちになる。
それならば、最初から報告しないほうがマシとなってしまう。

そうやってどんどん情報の共有が成されず、風通しが悪くなり、現場のモチベーションも下がるだけ。
ですから、報連相がきちんと機能する土壌があってこそ、報連相の意味があります。

情報を伝えるときは言葉より数字を使え

仕事において何かを伝えるときは、主観的な言葉より客観的な数字やデータを使いたいところです。
主観的な言葉って聞く人によって、ものすごく誤差があるからです。

友達や同僚との会話とかなら良いのですが、初めてやり取りする人は、あなたのキャラを全く知りません。
普段あなたが、かなり良くなったと言う「かなり」は、大体60%くらいの意味で使ってるなぁと、友達なら分かっても、初めての人にはどのくらいの割合で言ってるのか分かりません。

大きな数字を挙げてください、と言われて1億の人もいれば100の人もいるでしょう。
でも100という数字は全ての人に共通の認識で、100は1つしかありません。

客観的な言葉や数字を使うのはお互いのためであり、親切である

「かなり」「ほとんど」「早めに」といった言葉、仕事をしていると使いたくなるシチュエーションが出てくるワードですが、こういう客観的でない言葉を使うのは、大事なときや急いでいるときには、大変危険です。

例えば、案件のお見積りを早めにください、と先方にメールを前日の夕方頃に送ったとすると、送り手としては明日の午前中の早めくらいをイメージしていることがままあります。
でも、相手は他の仕事もあるわけで、いろいろな仕事の中から優先順位をつけて処理します。
相手にとっての早めは、2,3日以内かもしれません。
そうなると、待っていた見積もりが来ないだの、遅いだの、トラブルにもなりかねません。

そうではなくて、明日の10時までとか午前中までにとか、客観的な言葉で指定をしてあげたほうが、お互いのためであり、そのほうが親切です。

最近は、かくれんぼう？

この記事を書く際に、報連相について調べていると確連報というのも最近は言われているそうです。
確認、連絡、報告という意味ですね。
報連相と確連報、まとめて言葉を変えて抜き出すなら個人的には、「確認」「シェア」「相談」が大事かなと思います。

確認って大切

確かに、「確認」ってすごく大事です。
目視確認とか指差し確認。人って結構いい加減な生き物なので、確認したつもりとか、主観的な情報の行き違いって起きうるわけです。

客先との打ち合わせで、Ａ商品の話があって買い手と売り手で話をしていたとしましょう。
売り手にとっては、その製品のことや業界のことをよく知っていて、当たり前のことの情報でも、買い手にとったらホームページやカタログを見ただけで、知らない言葉や納期の相場など、分からないことが多い。
買い手は、カタログには通常納期1か月と書いているから今回の製品も1か月で届くと思っていた。しかし、売り手はこの部品は標準品ではないから半年かかるのは、業界にとっては当たり前のことだから、「確認」する必要性を感じなかったなど。

仕事をしていて思うのは、少しでも疑問に感じたことは、都度確認したりこれって○○ですよね？としつこいと思われるくらいに確認したりするくらいがちょうどいいということです。
こんなこと聞いたら失礼かな、とか何かモヤモヤするなと感じたときは確認してしまったほうが良いです。
確認をしないまま自分の解釈で進めてしまうと、取り返しのつかないことになるリスク、後から被る損害やロス時間は大きいですから。

確認をすることで、新たな切り口や情報が生まれてくることもあります。
相手との情報の誤差をなるべく0にするために、確認ってとても大事です。

長くなったので相談することの大切さについては、別記事で書きたいと思います。